談雇主置備出勤紀錄之義務

每當勞工收到雇主所交付的薪資單後，如果察覺薪資單上所記載的加班時間可能有錯誤的時候，能否要求雇主提供出勤紀錄？雇主是否有提供之義務？而且，勞工應如何紀錄勞工的工作時間？如果勞工是在雇主事業場所外工作者，例如業務員、在家工作者，雇主又應如何紀錄此類勞工的工作時間？若雇主採取加班申請制，勞工沒有依規定申請加班，但依出勤紀錄有加班，雇主是否應依出勤紀錄之記載計算發給加班費？

一、雇主有置備勞工出勤紀錄之義務

《勞動基準法》第30條第5項規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」所謂「置備」，係指使此等文書處於得隨時供檢視及利用之狀態（臺北高等行政法院107年度訴字第1448號判決）。所以，當主管機關實施勞動檢查要求提出勞工出勤紀錄時，當勞工依法申請雇主交付出勤紀錄時，雇主應該要能迅速提供。

二、出勤紀錄之記載方式

（一）出勤紀錄之通常記載方式

雇主置備勞工出勤紀錄的目的，是要證明勞工的工作時間。依《勞動基準法》第30條第6項前段規定，出勤紀錄「應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。」。在形式上，依《勞動基準法施行細則》第21條第1項規定，以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資記載出勤時間工具所為之紀錄，皆可作為出勤紀錄。

（二）就事業場所外工作之勞工，出勤紀錄之記載方式

依勞動部之《勞工在事業場所外工作時間指導原則》，對於在事業場所外從事工作類型之勞工，其出勤紀錄之樣式，甚至允許勞工先自我記錄後，再傳給雇主記載。

電傳勞動工作者，係指於事業場所外，藉由電腦資訊科技或電子通信設備履行勞動契約之工作者。凡在家或其他事業場所依外之地點，以電腦及網路工作者，皆屬於電傳勞動工作者。前述勞動部之指導原則，就規定應由勞工自我記載(如工作日誌等)，並透過電子設備 (如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載於出勤紀錄上。

外勤業務員，可輔以可資證明勞工出勤時間之紀錄文件或資訊檔案；在延長工作時間後，得以電腦、電話、對話、通訊軟體或其他方式記錄起迄時間，交付或告知雇主，雇主應記載之。

汽車駕駛：汽車駕駛工作時間之紀錄，除輔以行車紀錄器、GPS紀錄、駛車憑單（派車單）外，亦可輔以客戶簽收紀錄以為佐證。

以上都有一個原則，因為勞工是在事業場所外工作，所以勞工要自己先記錄工作時間，再傳給雇主，再由雇主記載於勞工之出勤紀錄。

（三）出勤紀錄若有不實，應及時修正

最高行政法院近年來之判決，皆認為：雇主負有覈實記錄勞工的出勤情形，以確保出勤紀錄正確性的作為義務，俾供勞雇雙方認定勞工實際工作時間的佐證。勞工上、下班的簽到、退或刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主事後亦負有於核發當月（次）工資前會同勞工予以及時修正的義務，始符合前揭勞動基準法第30條第5項的規範意旨（最高行政法院108年度判字第173號判決）。所以，縱使雇主採取加班申請制，如果所屬勞工未申請加班，但依勞工出勤紀錄之記載，勞工有加班。雇主又沒有在核發當月工資前會同勞工及時修正，則仍以勞工出勤紀錄之記載為準。此項見解，加重雇主之確保出勤紀錄正確性之義務，雇主應予以留意。

四、保存義務之期限

依《勞動基準法》第30條第5項規定，雇主就勞工出勤紀錄之保存期限是5年。此應係配合司法實務上所認定工資請求權之時效為5年而規定。至今逾5年之出勤紀錄，由於勞工之工資請求權已經因逾5年時效而消滅，雇主即無保存義務。對於勞工申請5年以前的出勤紀錄，雇主可以拒絕。

五、勞工可以向雇主申請其出勤紀錄副本或影本

依《勞動基準法》第30條第6項後段：勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。又依《勞動基準法施行細則》第21條，雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時，應以書面方式提出。由於「工資各項目計算方式明細」，勞動基準法有規定雇主發給工資時，就應提供。但出勤紀錄，並無類似規定，所以《勞動基準法》賦與勞工有申請出勤紀錄之權利。

前面雖然有提到，就事業場所外工作之勞工，雇主得以比較特別的形式紀錄勞工工作時間，例如外勤業務員的通訊軟體紀錄、汽車駕駛的駛車憑單（派車單）等，但雇主在提出出勤紀錄，並非一定要提供原始證明文件，可以提出有經過整理且足以顯示勞工之工作時間紀錄，作為勞工之出勤紀錄。

當勞工申請出勤紀錄而雇主拒絕提供時，依《勞動基準法》第79條第1項第1款規定，處新臺幣2萬元以上100萬元以下罰鍰；在勞動檢查時，被發現未置備：依同法第79條第2項規定，處9萬元以上45萬元以下罰鍰。而且，由於「置備」是使此等文書處於得隨時供檢視及利用之狀態。所以，如果勞工已經發函要求雇主提出，而雇主拖拖拉拉、找藉口不在合理期限內提出，等到被勞動檢查才提出，主管機關就會認定雇主沒有置備出勤紀錄，而處以罰鍰。雇主因為拒絕提出出勤紀錄而遭主管機關除以罰鍰之案件，不在少數，雇主應特別留意。所以，當勞工申請交付出勤紀錄時，雇主應在合理期間內，儘快提供。

又勞工若認為雇主有短給工資、加班費的情形，由於依《勞動事件法》第35條規定，勞工請求之事件，雇主就其依法令應備置之文書，有提出之義務。勞工也可以在提起請求給付工資之民事訴訟後，再請求法院命雇主提出之。若雇主拒絕提出，法官得依《民事訴訟法》第282條之1、第345條等規定，認定勞工主張之事實為真實。