雇主保存勞動關係文書之時限與義務

在勞動契約關係存續中，必定伴隨著紀錄勞資雙方履行勞動契約義務狀態之文書。此類勞動關係文書，例如薪資單或工資清冊，用以紀錄雇主給付之工資項目、數額、加項扣項、及其所屬月份；出勤工作紀錄，用以紀錄勞工給付勞務之日期與時間；在日後發生爭執時，可以作為雙方履行勞動契約義務態樣之證明。在勞動法令中，對於此類文書之保存，有著如何之規定呢？若有違反，其效果為何？

一、勞動關係文書之保存時限

(一)工資清冊或薪資帳冊

勞動基準法第23條第2項：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資計算項目、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」

勞工保險條例第10條第3、4項：薪資帳冊，投保單位應自被保險人離職、退會或結 (退) 訓之日起保存五年。

雇主就工資清冊有保存五年之義務，五年之起算期間應自雇主給付該月份工資之日起算。例如2010年5月份工資，雇主於2010年6月10日給付者，該月份工資清冊應保存至2015年6月10日止。若有投保勞工保險，則雇主甚至應將工資清冊保存至勞工離職之日起五年。

因此，勞工雖未留存薪資單，在日後有訴訟之必要時，只要還在保存時限內，可以請求法院命雇主提出工資清冊，再據以計算請求雇主給付之數額。

(二)勞工名冊或勞工名卡

勞動基準法第7條：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。」「前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」

勞工退休金條例第21條第2項：雇主應置備僱用勞工名冊，其內容應包括勞工到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料。

勞工退休金條例施行細則第30條：雇主依本條例第二十一條第二項所置備之僱用勞工名冊，由雇主或事業單位保存至勞工離職之日起五年止。

獎懲紀錄固屬勞工名卡之範圍。勞工之請假單、請假紀錄，既然勞動基準法第7條有規定「傷病及其他必要事項」為勞工名卡應記載之事項，在解釋上應屬於勞工名卡之範圍，雇主應負有保存至勞工離職後五年之義務。

(三)出勤工作紀錄

勞動基準法第30條第5項：「雇主應置備勞工簽到簿或出勤卡，逐日記載勞工出勤情形。此項簿卡應保存一年。」

勞動基準法施行細則第21條：「雇主依本法第三十條第五項規定記載勞工出勤情形之時間，記至分鐘為止。」

勞工保險條例第10條第3、4項：出勤工作紀錄，投保單位應自被保險人離職之日起保存五年。

勞工退休金條例第21條第2項：雇主應置備僱用勞工名冊，其內容應包括勞工…出勤工作紀錄、…及相關資料。

勞工退休金條例施行細則第30條：雇主依本條例第二十一條第二項所置備之僱用勞工名冊，由雇主或事業單位保存至勞工離職之日起五年止。

當勞工訴請雇主給付加班費時，出勤工作紀錄之保存，對於勞工請求之成功與否，至為重要。但是在法律上，竟然有不同保存期限之規定，此易引發爭議。

就上述勞工退休金條例之規定而言，勞工名冊如何將勞工之歷年來每日之出勤工作紀錄均予記載，實難想像。而且，出勤工作紀錄之保存期限，並未明文規定在勞工退休金條例，而是規定在其施行細則。所以，在此就以具有法律位階之勞工保險條例與勞動基準法，來作說明。

雇主就出勤工作紀錄之保存義務，在勞動基準法、勞工保險條例等法律，分別有不同保存期限之規定，此易引發爭議。勞動基準法規定之保存期限是一年，勞工保險條例則是規定自勞工離職之日起保存五年。在訴訟上，究竟應如何適用之？管見以為，既然勞工保險條例有較長之保存期限之規定，則雇主也應依該項法律規定之年限負保存義務，則應以勞工保險條例之規定為準。

出勤工作紀錄之內容，則應如勞動基準法施行細則第21條之規定，應記至分鐘為止。勞動基準法施行細則第21條，在此是具有補充規定之性質。

 

二、違反保存義務之效果：

(一)行政法上之效果

雇主就工資清冊或薪資帳冊、勞工名冊或勞工名卡、出勤工作紀錄等勞動關係文書，未予置備或未保存時，勞動基準法第79條第1項第1款及勞工退休金條例第49條，皆有處以罰鍰之規定。惟勞工保險條例並無處罰規定。

(二)訴訟法上之效果

原則上，民事訴訟之原告，對於其所主張有利於己之事實，應負舉證責任。但因法律有特別規定雇主或事業單位，就工資清冊或薪資帳冊、勞工名冊或勞工名卡、出勤工作紀錄等勞動關係文書，負有保存義務。故勞工在提起民事訴訟時，可在訴訟中，請求雇主提供上開勞動關係文書，以證明其所主張之事實為真實。

只要文書尚在法定保存義務之時限範圍內，吾人可合理推斷當事人「應該」執有該證據，故主張證明妨礙之當事人，僅需舉證證明「紛爭發生之時點」落在「保存義務之時限範圍」內，即可認為「對造執有或曾執有該證據」之點已被證明^[1]。

勞動關係文書，應屬民事訴訟法第344條第1項第5款所規定之「就與本件訴訟有關之事項所作者」之文書。依學者吳明軒、王甲乙、楊建華、鄭健才、許士宦、姜志明等人之見解，此款文書，凡與本件訴訟有關之一切事項均屬之；亦即，當事人就其實體上及程序上之法律關係、爭點、攻擊或防禦方法等與本件訴訟有關之事項所作之文書，當事人均負有提出之義務；且不論該文書為有效、無效、得撤銷、效力未定或已失其效力，均非所問^[2]。此係當事人之一般性文書提出義務。

在民事訴訟中，若雇主拒絕提出，勞工可以依據民事訴訟法第342條之規定，聲請法院命雇主方提出之。當法院裁定命一方當事人提出，而仍不提出時，依據民事訴訟法第345條第1項之規定，當事人無正當理由不從提出文書之命者，法院得審酌情形認他造關於該文書之主張或依該文書應證之事實為真實。也就是說，若法院有裁定提出工資清冊、出勤工作紀錄等勞動關係文書，而雇主仍然拒絕提出時，原則上應認為勞工所主張之文書內容為真實。

註釋：

1. 潘天慶，民事訴訟法上證明妨礙之研究，東吳大學法學院法律學系碩士班碩士論文，2006年，第42頁。
2. 姜世明，新民事證據法論，修訂三版，2009年11月，第7頁。